4 Cara Agar Rapat Lebih Efektif

4 Cara Agar Rapat Lebih Efektif

Kegiatan Rapat dalam sebuah organisasi, instansi, perusahaan dan perkumpulan lainnya adalah kegiatan yang pasti ada. Berembuk, berdiskusi mengambil sebuah keputusan, memecahkan masalah dan tujuan lainnya menjadi salah satu alasan kenapa sebuah rapat harus diadakan.
Namun pada kenyataannya tak sedikit orang yang mengadakan rapat, namun rapat tersebut tidak cukup efektif untuk menghasilkan kesepakatan, solusi atau keputusan yang jelas. Padahal bagi Anda yang telah memiliki aktivitas yang cukup padat bisa saja diharuskan menghadiri atau memimpin lebih dari satu rapat bersama tim atau orang berbeda di beberapa tempat perharinya.
Sehingga apabila rapat tidak di adakan secara efektif. Hal itu hanya akan membuang waktu, pikiran dan tenaga Anda. Untuk itu diperlukan cara agar suatu rapat bisa berjalan dengan lancar dan efektif sehingga dapat menghasilkan atau mencapai tujuan yang diinginkan dari rapat tersebut.
Berikut adalah 4 cara agar rapat lebih efektif dan mencapai hasil yang ingin dicapai :

1. Sepakati Kontrak Waktu Yang Jelas

Kebanyakan rapat yang tidak memiliki batasan waktu yang disepakati, akan berjalan dengan terus menerus berdiskusi hingga mencapai titik dimana salah satu ada yang bersedia mengalah atau lelah. Bahkan malah membawa pembicaraan semakin melebar dan tidak pada inti masalah dan membuat peserta rapat jenuh.
Maka jika semua peserta sepakat bahwa keputusan harus diambil dengan jangka waktu tertentu, hal itu akan mendorong perserta rapat berusaha untuk mengeluarkan ide/usul terbaiknya sesegera mungkin dan dengan membatasi perdebatan yang melebar.
Namun jika keadaan tertentu yang memang mengharuskan rapat diadakan lebih lama dari kontrak waktu yang disepakati. Maka boleh boleh saja memperpanjang rapat, dengan membuat kontrak waktu yang disetujui peserta.

2. Batasi Pembahasan/Pembicaraan

Sebelum mengadakan rapat buatlah kerangka atau agenda rapat yang jelas dan sistematis. Sehingga pembahasan dalam rapat lebih terarah dan memiliki tujuan atau hasil yang jelas yang ingin dicapai.
Pastikan pula ada seseorang entah itu moderator atau pemimpin rapat yang secara tegas mengingatkan peserta rapat. Jika suatu ide, pendapat atau pembicaraan terlalu melebar dari inti masalah yang sedang dirapatkan.

3. Jauhkan Segala Gangguan Selama Rapat

Saat rapat berlangsung buatlah komitmen dengan para peserta untuk memusatkan perhatian dan pikirannya kepada isi rapat selama rapat tersebut berlangsung. Jauhkan segala bentuk gangguan seperti alat telekomunikasi, orang luar yang mau masuk, televisi, suara musik dan lainnya yang dapat memecahkan konsentrasi peserta.

4. Jangan Mengundang Terlalu Banyak Orang

Pastikan rapat hanya dihadiri oleh orang orang yang memang memiliki hak, mewakili suatu kelompok, memiliki kepentingan, atau tugas untuk memgikuti rapat itu. Undang seefektif mungkin, agar diskusi lebih terarah dan pengambilan keputusan lebih mudah di capai dan bisa di eksekusi segera.